Aujourd’hui, la plupart des communications professionnelles se fait par écrit, et plus particulièrement par courriel. Ce moyen rapide de transmission de messages peut s’avérer très pratique, mais il arrive toutefois que certaines règles ne soient pas respectées. Lorsque l’on envoie un courriel à un ami ou un membre de la famille, il est rare que le champ « objet » soit complété, par exemple. Dans un contexte professionnel, lors de l’envoi d’informations ou lorsque vous postulez pour un emploi, par exemple, certaines pratiques sont de mise.

Voici donc 5 astuces afin de rédiger vos courriels de façon professionnelle.

1. Remplir le champ « objet »

Ceci peut paraître banal, mais le champ « objet » doit essentiellement être rempli afin que votre destinataire ait une idée du message qui lui sera transmis. Il est possible que ce dernier reçoive une multitude de messages dans une journée, vous ne voudriez pas que le vôtre se retrouve au bas de la liste, n’est-ce pas?

2. Dites « bonjour », et clôturez votre message

Nombreux sont ceux qui entrent dans le vif du sujet dès les premières lignes. Tout comme dans les lettres manuscrites ou dactylographiées, vous devez vous adresser à votre destinataire et utiliser les règles de clôture d’un message.

3. Indiquez vos coordonnées

Afin que la personne puisse vous joindre au besoin, n’hésitez pas à indiquer vos coordonnées complètes à la fin de votre message. La fonction « signature » présente dans la plupart des logiciels peut s’avérer très pratique pour ne pas oublier cette étape importante.

4. Limitez la longueur de votre texte

Soyez clair et concis. En évitant tout développement inutile, moindres sont les chances que votre destinateur se perde au cours de sa lecture. Afin de faciliter l’exercice, vous pourriez également séparer votre texte en petits paragraphes.

5. Attention aux fautes d’orthographe

La dernière, mais non la moindre. Toute communication professionnelle devrait être rédigée dans un bon français (ou anglais, ou autre). Tout comme s’il s’agissait d’une lettre officielle, utilisez la bonne ponctuation ainsi que les majuscules et minuscules où elles sont requises. Ceci démontre votre professionnalisme et votre souci du détail.

Quelle que soit la raison pour laquelle vous communiquez par courriel, le fait de porter attention à ces détails peut faire toute la différence, particulièrement dans un contexte de recherche d’emploi. Un texte de qualité pourrait même vous permettre d’accéder au poste tant convoité!