Le recours aux employés temporaires est devenu une solution incontournable pour plusieurs PME québécoises, que ce soit pour combler un manque de personnel, gérer une hausse saisonnière des activités ou remplacer un employé absent.

Cependant, plusieurs employeurs ignorent encore leurs obligations légales envers ces travailleurs. Entre les normes du travail, les responsabilités partagées avec les agences de placement et les risques liés aux mauvaises pratiques, les erreurs peuvent coûter cher.

Ce guide pratique vous aidera à mieux comprendre les règles applicables aux employés temporaires au Québec et à protéger votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un employé temporaire?

Un employé temporaire est une personne embauchée pour une durée limitée afin de répondre à un besoin ponctuel de l’entreprise. Les situations les plus fréquentes sont le remplacement d’un congé de maladie ou parental, une augmentation saisonnière des opérations, un projet spécifique ou une période de pointe.

L’employé temporaire peut être embauché directement par l’entreprise ou être fourni par une agence de placement de personnel, comme Extra Multi-Ressources.

Les normes du travail s’appliquent-elles aux employés temporaires?

Oui : au Québec, les employés temporaires sont protégés par la Loi sur les normes du travail, au même titre que les employés permanents.

Ils ont notamment droit :

Au salaire minimum;
Aux pauses et périodes de repas;
Aux jours fériés;
Aux vacances;
Aux heures supplémentaires;
À un environnement de travail sécuritaire;
À la protection contre le harcèlement psychologique.

Un employeur ne peut pas offrir des conditions inférieures simplement parce qu’un employé est temporaire. La protection reste la même, peu importe le statut d’emploi.

Employé temporaire ou travailleur autonome : attention aux erreurs

Certaines PME tentent de réduire les coûts en qualifiant un employé temporaire de « travailleur autonome ». Pourtant, ce statut ne dépend pas du titre donné, mais bien de la réalité du travail.

Ce phénomène est d’ailleurs de plus en plus fréquent dans certains milieux où la pénurie de main-d’œuvre et la recherche de flexibilité poussent certaines entreprises à contourner les obligations liées au statut de salarié.

Un travailleur est généralement considéré comme salarié lorsqu’il suit un horaire imposé, utilise les outils de l’entreprise (comme le camion ou l’ordinateur de l’entreprise), reçoit des directives précises, est supervisé et dépend économiquement de l’employeur.

Dans le secteur du transport, par exemple, il n’est pas rare de voir un camionneur qualifié de « travailleur autonome » alors qu’il travaille exclusivement pour une seule entreprise. Un chauffeur qui conduit un camion appartenant à l’entreprise, porte ses couleurs, suit les horaires et les itinéraires qui lui sont assignés par le répartiteur, utilise les cartes de carburant de l’entreprise et n’a pas la possibilité de développer sa propre clientèle présente plusieurs caractéristiques d’un salarié. Malgré une facturation à titre de travailleur autonome, la réalité de la relation de travail pourrait mener les autorités à conclure qu’il s’agit plutôt d’un employé.

Une mauvaise classification peut entraîner d’importantes conséquences, notamment des réclamations salariales, des pénalités, des cotisations rétroactives ainsi que des problèmes avec la CNESST ou Revenu Québec.

Les obligations des PME qui utilisent une agence de placement

Depuis les modifications législatives au Québec, les agences de placement de personnel doivent détenir un permis délivré par la CNESST. Même si l’employé provient d’une agence, l’entreprise cliente conserve certaines responsabilités.

La PME doit notamment :

Offrir un milieu de travail sécuritaire;
Respecter les règles de santé et sécurité;
Éviter toute forme de discrimination;
S’assurer que les heures travaillées sont exactes;
Collaborer lors d’enquêtes ou d’accidents.

Il est également important de savoir que l’entreprise cliente peut être tenue responsable conjointement avec l’agence pour certaines obligations salariales.

Étude de cas : une agence sans permis

Prenons l’exemple d’une PME manufacturière qui fait appel à une agence de placement pour combler un besoin de dix journaliers en entrepôt. L’agence facture les heures travaillées et l’entreprise paie ses factures sans vérifier si l’agence détient un permis de la CNESST ni si les employés sont rémunérés conformément aux normes du travail.

Quelques mois plus tard, plusieurs travailleurs déposent une plainte à la CNESST parce qu’ils n’ont jamais reçu leurs heures supplémentaires, leurs indemnités de vacances ou une partie de leur salaire. L’enquête révèle que l’agence ne détenait pas de permis valide et qu’elle est maintenant insolvable.

Même si la PME a payé toutes les factures de l’agence, elle pourrait être tenue responsable solidairement des sommes dues aux travailleurs. Elle pourrait donc devoir payer une deuxième fois les salaires, les vacances ou les heures supplémentaires impayés. De plus, l’utilisation d’une agence sans permis valide peut entraîner des amendes importantes.

En d’autres mots, payer l’agence ne libère pas automatiquement l’entreprise cliente de ses responsabilités envers les travailleurs affectés dans son établissement.

Peut-on payer un employé temporaire moins cher?

Au Québec, un employé effectuant les mêmes tâches dans le même établissement ne peut pas recevoir un taux inférieur uniquement parce qu’il travaille à temps partiel ou de façon temporaire. Des écarts peuvent toutefois exister en fonction de l’expérience, des compétences, de l’ancienneté ou encore des responsabilités assumées par l’employé.

Cependant, une différence salariale basée uniquement sur le statut d’emploi pourrait être contestée. Il en va de même pour les employés provenant d’une agence de placement : un employeur ne peut pas offrir un salaire inférieur uniquement parce qu’il s’agit d’un employé d’agence.

La jurisprudence québécoise confirme qu’un employeur ne peut généralement pas verser un salaire inférieur à une personne qui effectue le même travail uniquement en raison de son statut. Dans l’affaire Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse c. Aluminerie de Bécancour inc., la Cour d’appel du Québec a jugé discriminatoire le fait de rémunérer des étudiants à un taux inférieur alors qu’ils accomplissaient essentiellement les mêmes tâches que les autres employés.

Heures supplémentaires et congés fériés : ce que les PME oublient souvent

Les employés temporaires ont droit au paiement des heures supplémentaires après 40 heures travaillées dans une semaine, sauf certaines exceptions prévues par la Loi sur les normes du travail. Le taux applicable est généralement de temps et demi, soit 1,5 fois le salaire horaire habituel. Les principales exceptions concernent notamment certains cadres, travailleurs agricoles.

Consultez la liste complète des exceptions prévues par la CNESST.

Plusieurs PME oublient toutefois de comptabiliser toutes les heures réellement travaillées, notamment les déplacements obligatoires, certaines périodes de formation ou encore le temps d’attente imposé à l’employé. Une mauvaise gestion des feuilles de temps demeure d’ailleurs l’une des causes fréquentes de plaintes à la CNESST.

Les congés fériés constituent également une source fréquente d’erreurs. Contrairement à une croyance répandue, les employés temporaires ont généralement droit aux mêmes congés fériés que les autres travailleurs, à condition de respecter les critères prévus par la Loi sur les normes du travail. Lorsqu’un congé férié est applicable, l’employeur doit verser l’indemnité prévue ou accorder le congé conformément aux règles en vigueur. Le statut temporaire d’un employé ne permet donc pas de le priver des droits liés aux jours fériés.

De façon générale, l’indemnité versée pour un jour férié correspond à 1/20 du salaire gagné au cours des quatre semaines complètes de paie précédant la semaine du congé, sans tenir compte des heures supplémentaires.

Par exemple : un employé temporaire qui a gagné 4 000 $ au cours des quatre semaines complètes précédant le congé férié (sans inclure les heures supplémentaires) aurait droit à une indemnité de 200 $ (4 000 $ ÷ 20).

Santé et sécurité : qui est responsable?

Lorsqu’un employé temporaire travaille dans votre entreprise, vous avez l’obligation de protéger sa santé et sa sécurité. La CNESST est très claire à ce sujet :

« L’agence de placement et l’entreprise cliente ont l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique et psychique du travailleur. » Cela inclut notamment la formation adéquate, les équipements de protection, les consignes de sécurité, la supervision ainsi que l’identification des risques présents dans le milieu de travail.

Les travailleurs temporaires sont souvent plus vulnérables aux accidents en raison du manque de formation, d’une intégration rapide ou encore de la méconnaissance des lieux et des procédures internes. C’est pourquoi une intégration structurée et un accompagnement adéquat dès l’arrivée de l’employé sont essentiels afin de réduire les risques et favoriser un environnement de travail sécuritaire.

À titre d’exemple, un employé temporaire affecté à un entrepôt doit recevoir la même formation sur la conduite sécuritaire d’un chariot élévateur, les procédures d’urgence et les risques du milieu que les employés réguliers. Le fait qu’il soit présent pour une courte période ne réduit en rien les obligations de l’employeur en matière de santé et sécurité.

Fin d’emploi : quelles règles respecter?

Même dans le cadre d’un emploi temporaire, certaines règles demeurent importantes. Lorsqu’un contrat prévoit une date de fin précise, la relation d’emploi prend normalement fin automatiquement à cette échéance. Il demeure essentiel d’informer adéquatement le travailleur, de respecter les engagements convenus et de s’assurer de l’application complète des obligations légales en vigueur.

L’employeur doit notamment remettre les documents exigés par la loi, tels que le relevé d’emploi, et effectuer les paiements requis, incluant l’indemnité de vacances applicable. Les obligations administratives et légales s’appliquent donc pleinement, même en contexte d’emploi temporaire.

Par ailleurs, il est important de rappeler que les contrats temporaires renouvelés de façon répétée peuvent, dans certains cas, être interprétés comme une relation d’emploi continue plutôt qu’une succession de contrats distincts.

Ces principes s’inscrivent dans le cadre des normes du travail encadrées par la CNESST, notamment en ce qui concerne la fin d’emploi et les obligations de l’employeur.

Les erreurs les plus fréquentes des PME

Certaines erreurs reviennent souvent dans la gestion de la main-d’œuvre temporaire, peu importe le secteur. Parmi les plus fréquentes, on y trouve :

Travailler avec une agence sans permis CNESST

Cela peut sembler anodin, mais ça expose rapidement l’entreprise à des risques importants en matière de conformité et de responsabilité.

Ne pas bien encadrer ou former les travailleurs temporaires

Lorsqu’un employé arrive sans intégration adéquate, les risques d’erreurs, d’accidents et de roulement augmentent rapidement.

Appliquer des écarts salariaux sans justification claire

Des différences de traitement qui ne sont pas expliquées ou justifiées peuvent facilement mener à de l’insatisfaction ou à des plaintes.

Mal gérer le suivi des heures travaillées

Des feuilles de temps incomplètes ou mal validées restent une des sources les plus fréquentes de litiges.

Traiter le travailleur temporaire comme un « externe »

Même s’il est en mandat temporaire, le travailleur reste protégé par les mêmes lois du travail et doit être intégré aux pratiques de base de l’entreprise.

Bonnes pratiques pour les PME

Après avoir parcouru les principales obligations liées aux employés temporaires au Québec, voici un résumé des éléments que tout gestionnaire devrait vérifier afin de limiter les risques et assurer sa conformité.

Sujet	Ce qu’une PME doit retenir	Risque si non respecté
Employés temporaires	Les mêmes normes du travail s’appliquent qu’aux employés permanents.	Plaintes à la CNESST, réclamations salariales.
Statut du travailleur	Vérifier qu’un travailleur autonome est réellement autonome.	Cotisations rétroactives, pénalités et redressements fiscaux.
Agence de placement	S’assurer que l’agence détient un permis valide de la CNESST.	Responsabilité solidaire pour les salaires et amendes possibles.
Équité salariale	Ne pas payer moins un employé uniquement parce qu’il est temporaire.	Plaintes pour discrimination ou traitement inéquitable.
Heures supplémentaires	Payer le temps supplémentaire après 40 heures selon les règles applicables.	Réclamations salariales et enquêtes de la CNESST.
Santé et sécurité	Former et intégrer les travailleurs temporaires comme les employés réguliers.	Accidents de travail et responsabilité de l’employeur.
Fin d’emploi	Respecter les obligations administratives et remettre les documents requis.	Litiges et non-conformité aux normes du travail.
Gestion des heures	Conserver des feuilles de temps exactes et bien documentées.	Erreurs de paie et plaintes des travailleurs.
Intégration des employés	Fournir une intégration rapide et structurée dès l’arrivée.	Roulement élevé, erreurs et baisse de productivité.
Bonnes pratiques	Vérifier les permis, documenter les dossiers et maintenir des politiques RH à jour.	Risques juridiques, administratifs et financiers.

Pour limiter les erreurs et simplifier la gestion au quotidien, certaines pratiques font une vraie différence :

Utiliser des contrats clairs dès le départ;
Bien documenter les horaires et les heures travaillées;
Vérifier les permis des agences;
Assurer une intégration rapide et efficace des nouveaux employés;
Appliquer des règles cohérentes à l’ensemble du personnel et maintenir des politiques RH à jour.

Au besoin, il peut aussi être utile de s’entourer d’un spécialiste RH ou juridique pour valider certaines pratiques.

Dans la réalité, la gestion de la main-d’œuvre temporaire peut vite devenir complexe : plus de suivi, plus de gestion administrative et un risque accru d’erreurs qui coûtent du temps et de l’argent.

C’est souvent là qu’une agence de personnels, comme Extra Multi-Ressources, devient un vrai atout. Elle agit un peu comme une solution tout-en-un pour le recrutement et l’administration, car elle prend en charge la recherche de candidats, les démarches administratives et une bonne partie du suivi.

Il ne reste ensuite qu’à former et intégrer les employés, ce qui rend le processus plus simple, plus rapide et souvent plus efficace. Elle permet aux entreprises de se concentrer sur leurs opérations quotidiennes.

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