Structurer une entrevue inclusive : comment réduire les biais à l’embauche

Deux candidats rencontrés pour exactement le même poste peuvent être évalués très différemment, même lorsque leurs profils sont comparables. Les premières impressions, les affinités personnelles ou encore la façon dont l’entrevue est menée peuvent, parfois inconsciemment, influencer votre jugement en tant que recruteur.

Alors, comment rendre le processus le plus équitable possible pour tous les candidats ? Ce guide vous explique les biais les plus fréquents en entrevue, une méthode d’entrevue en six étapes et les questions à éviter au Québec.

En bref

Une entrevue inclusive qui réduit les biais repose sur six étapes :

1. Définir les compétences essentielles avant de rencontrer les candidats.
2. Préparer les mêmes questions clés pour chaque personne rencontrée.
3. Utiliser une grille d’évaluation basée sur des critères objectifs et liés au poste.
4. Prendre des notes factuelles plutôt que de se fier uniquement à son impression.
5. Évaluer les candidats selon les mêmes critères avant de faire un choix.
6. Faire une discussion d’équipe structurée pour confronter les évaluations et limiter l’influence des affinités personnelles.

Qu’est-ce qu’une entrevue inclusive et structurée ?

Une entrevue inclusive est une démarche de recrutement qui vise à offrir à chaque candidat une chance équitable de démontrer ses compétences et son potentiel, indépendamment de son origine, de son genre, de son âge, de sa situation de handicap ou de tout autre facteur qui pourrait entraîner des biais dans le processus de sélection. 

L’objectif est de concevoir un processus d’entrevue qui tient compte des obstacles et des biais potentiels, afin d’en réduire l’impact et de favoriser une évaluation basée sur des critères directement liés au poste. Ce processus n’abaisse pas les exigences du poste; il s’assure que chaque candidat est évalué selon les mêmes critères pertinents et dispose d’une réelle occasion de démontrer sa valeur. 

Des questions à poser sur des exemples concrets

Une entrevue inclusive cherche avant tout à comprendre comment le candidat peut mettre ses compétences à contribution dans le cadre du poste.

Plutôt que de simplement demander :
« Êtes-vous capable de faire ce travail ? »

On cherchera davantage à comprendre :
« Pouvez-vous nous donner un exemple d’une situation où vous avez utilisé cette compétence pour accomplir une tâche similaire ? »

Cette approche permet de recueillir des informations concrètes sur l’expérience et la capacité du candidat à répondre aux exigences du poste, tout en réduisant l’influence des impressions personnelles ou des préjugés.

Pourquoi structurer une entrevue d’embauche ?

Bien préparer son processus d’entrevue d’embauche est essentiel pour réaliser un recrutement à la fois efficace, équitable et objectif. Une entrevue structurée permet de mieux évaluer les compétences des candidats, de réduire les biais dans le processus de sélection et de prendre une décision d’embauche basée sur des critères clairement définis.

Concrètement, une entrevue structurée comprend :

• des questions préparées et liées aux exigences du poste;
• des critères d’évaluation clairement définis;
• une grille d’évaluation standardisée;
• une échelle de notation uniforme;
• des questions similaires pour tous les candidats, tout en permettant certaines relances pertinentes;
• une évaluation basée sur les réponses et les exemples fournis plutôt que sur les impressions générales.

La standardisation ne signifie toutefois pas que l’entrevue doit être rigide. Elle permet plutôt de créer un cadre commun d’évaluation, tout en laissant suffisamment de flexibilité pour approfondir les réponses du candidat lorsque cela est pertinent.

Offrir une expérience candidat professionnelle

Chaque étape du processus de recrutement peut contribuer à renforcer l’image employeur. Un processus d’entrevue structuré contribue à offrir une expérience candidat positive. Un candidat qui comprend les étapes du processus, qui reçoit les mêmes informations que les autres et qui est évalué de façon transparente, peut davantage percevoir l’entreprise comme une organisation sérieuse, professionnelle et bien structurée.

Favoriser une entrevue plus équitable et objective

Un processus d’entrevue structuré consiste notamment à poser les mêmes questions aux candidats, dans le même ordre, et à les évaluer selon les mêmes critères. Chaque candidat bénéficie d’une évaluation basée sur des éléments comparables, ce qui contribue à rendre le processus de recrutement plus équitable et transparent.

Évaluer les compétences recherchées

Une entrevue bien structurée permet de mieux évaluer l’adéquation entre le profil du candidat et les exigences du poste, tout en favorisant une meilleure prévision de sa performance future. Plutôt que de se limiter à des questions générales, il est préférable de préparer des questions comportementales et situationnelles qui permettent au candidat de démontrer concrètement son expérience et sa façon de réagir dans différentes situations professionnelles.

Quels biais peuvent influencer une entrevue ?

Un biais dans un contexte d’entrevue est un raccourci mental ou un préjugé inconscient qui altère l’objectivité du recruteur et fausse son jugement. Ces distorsions cognitives surviennent généralement de manière automatique, sans que le recruteur n’en ait conscience, et peuvent mener à de mauvaises décisions d’embauche.

Voici quelques exemples des principaux biais en recrutement :

L’effet de halo

L’effet de halo est un biais cognitif qui nous amène à évaluer l’ensemble des caractéristiques d’une personne, d’une situation ou d’une organisation à partir d’une seule impression générale ou d’un trait particulier.

En recrutement, ce biais influence la perception d’un candidat dès les premières minutes d’une entrevue d’embauche. Une bonne première impression peut inconsciemment nous amener à attribuer au candidat d’autres qualités qui n’ont pourtant pas encore été vérifiées. À l’inverse, une première impression négative peut nous faire sous-estimer ses compétences. 

L’effet de halo peut prendre différentes formes : une apparence professionnelle peut faire paraître un candidat plus organisé ou plus sérieux, tandis qu’une personne qui s’exprime facilement peut sembler plus compétente, avant même l’évaluation de ses compétences techniques.

Le biais d’affinité

Le biais d’affinité est un biais cognitif en recrutement qui nous pousse à favoriser inconsciemment les personnes qui nous ressemblent ou avec lesquelles nous avons des points communs. Par exemple, un recruteur qui découvre qu’un candidat a fréquenté la même école que lui, partage les mêmes intérêts ou possède un parcours similaire pourrait développer une impression plus favorable de ce candidat. Le risque est alors de confondre affinité personnelle et compétences professionnelles.

Le biais de confirmation

Le biais de confirmation est ce qui nous pousse à accorder davantage d’importance aux informations qui confirment notre première impression ou notre hypothèse, tout en minimisant celles qui la contredisent. 

Par exemple, si un candidat est perçu comme peu organisé dès le début de l’entrevue d’embauche, le recruteur pourrait accorder davantage d’attention à ses hésitations ou à ses oublis qu’à ses expériences démontrant ses capacités d’organisation.

Comment préparer une entrevue pour réduire les biais ?

Étape 1 : définir les compétences réellement nécessaires au poste

La première étape pour favoriser un recrutement sans biais consiste à définir clairement les critères de réussite liés au poste. Quelles compétences, expériences et qualités sont réellement nécessaires pour réussir dans ce rôle ? En vous concentrant sur des critères objectifs et directement liés aux exigences du poste, vous réduisez le risque de laisser des impressions personnelles ou des biais inconscients influencer votre décision.

Pour déterminer les compétences requises pour un poste, commencez par analyser les responsabilités et les tâches à réaliser au quotidien. Pour chaque tâche, identifiez les compétences nécessaires et le résultat attendu.

• Les compétences pratiques nécessaires : maîtrise de logiciels, d’outils ou d’équipements, méthodes de travail, certifications ou formations spécifiques.
• Les compétences comportementales : autonomie, rigueur, communication, collaboration, adaptabilité, leadership, etc.
• Les connaissances théoriques : compétences acquises par la formation ou l’expérience professionnelle.

Distinguez les compétences indispensables des compétences souhaitables. L’idéal est de retenir 5 à 8 compétences clés afin de garder un profil de candidat clair et réaliste.

Étape 2 : rédiger les mêmes questions pour tous

Préparez un questionnaire comprenant les mêmes questions, posées dans le même ordre, à l’ensemble des candidats. Privilégiez des questions et des mises en situation directement liées au travail réel.

Des critères structurés servent de base à la rédaction d’une offre d’emploi inclusive, en privilégiant un vocabulaire neutre, clair et non genré. L’objectif est de présenter les exigences du poste sans utiliser de formulations pouvant inconsciemment décourager certains candidats de postuler.

Étape 3 : construire la grille d’évaluation

Une grille d’entrevue peut, par exemple, prévoir une échelle de notation de un à cinq, accompagnée d’exemples de comportements ou de réponses correspondant à chaque niveau. Il devient alors plus facile de comparer les résultats des candidats et de justifier une décision d’embauche à partir de faits observables plutôt que d’une impression générale.

Les candidats sont ainsi évalués sur leur capacité à répondre aux exigences concrètes du poste plutôt que sur des éléments subjectifs ou sur leur capacité à créer une bonne première impression.

Étape 4 : former et diversifier l’équipe de recrutement

Lorsque cela est possible, la création d’une équipe de recrutement diversifiée peut contribuer à multiplier les points de vue lors de l’évaluation des candidatures. Il est aussi pertinent de former les recruteurs et les gestionnaires impliqués dans le processus aux biais inconscients en recrutement.

L’objectif n’est pas de prétendre éliminer complètement les biais, car cela est impossible, mais plutôt de mettre en place des méthodes qui permettent de les reconnaître et de limiter leur influence sur les décisions d’embauche.

Quelles questions éviter en entrevue au Québec ?

Au Québec, selon la Charte des droits et libertés de la personne, il est interdit à un employeur de poser des questions liées aux motifs de discrimination prévus par la Charte, comme l’âge, l’origine ou la situation familiale.